Автоматизация обмена документами для оптового бизнеса часто имеет решающее значение. Благодаря выходу в онлайн многие предприятия решили проблемы, связанные с переходом на удаленный режим работы, но при этом столкнулись с необходимостью ускорить согласование и подпись документов, сопровождающих сделки. Как реализовать это с помощью платформы для системы электронного документооборота рассказали в статье от Agora.
Проблемы систем ЭДО: как найти решение
Система электронного документооборота предусматривает автоматизацию процесса подготовки документов. Это позволяет ускорить согласование сопутствующих документов, устранить путаницу с ними благодаря тому, что система генерирует нужные счета и накладные без участия менеджеров и мгновенно уведомляет о необходимости подписи. Но при этом возникают другие проблемы:
- при внедрении системы электронного документооборота нужно обучить персонал особенностям работы с ней;
- необходимо соблюдать сроки согласования, так как электронная платформа не позволяет делать это “задним числом”;
- в некоторых случаях (например, для государственных инстанций) требуются бумажные версии документов, поэтому цифровые документы приходится дублировать копиями на бумаге;
- партнерские и клиентские компании могут использовать другие системы ЭДО и в таких случаях возникает необходимость обеспечить их взаимодействие.
Решение большинства этих проблем лежит в поле создания платформы, объединяющей различные системы для согласования и подписи документов. Такая платформа обеспечивает взаимодействие систем ЭДО разных провайдеров и предлагает оптимально выстроенные процессы для мгновенного утверждения и визирования документов с помощью электронно-цифровой подписи. В то же время, счета и ТТН подписываются экспедиторами на бумаге во время выполнения доставки, — а, значит, у компании будут в наличии и бумажные версии документов.
Примером такой платформы является оптовая платформа AGORA, которая позволяет не беспокоиться о необходимости синхронизации данных с партнерами благодаря интеграции с десятками систем ЭДО от различных провайдеров. Подпись договоров и других документов осуществляется внутри платформы, тогда как хранятся они у провайдера ЭДО и отправляются получателю в выбранной им системе. Разрабатывать такую платформу с нуля не нужно: решение AGORA доступно по подписке. Кроме того, в случае необходимости, компания производит доработку и адаптацию существующего решения под требования заказчика.
Помимо синхронизации ЭДО-систем, платформа от AGORA позволяет перенести в онлайн все процессы, связанные с продажами и обслуживанием клиентов. Подробнее о возможностях платформы для систем электронного документооборота можно узнать на сайте компании AGORA: https://www.agora.ru/.